こんにちは、やすです。
あなたはこんなお悩みをお持ちではないでしょうか。
- 以前より余裕を持った計画を作ったのに、結局、以前と同様、直前になって慌てて取り掛かってなんとか終わらせた。余裕を持たせたはずなのに、なぜなのだろうか？
なかなか計画通りに進まないことってありますよね。
このような時の対処方法のポイントは、
無駄な時間を切り落とす
です。
それでは解説していきます。
原因
人は「あるだけ使ってしまう」という性質があるから
が原因です。
あなたはパーキンソンの法則をご存知でしょうか。
パーキンソンはイギリスの歴史・政治学者で、
この法則は第一、第二、の2つの法則があります。
第一が時間、第二がお金についての法則ですが、
共通しているのは、
人は「あるだけ資源を使ってしまう」ということです。
ウィキペディアによると、
第1法則は次のように書かれています。
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
あなたは会議用の資料を作成するよう
上司から指示を受けました。
上司への報告資料ですから、
あなたは自分の行ったことや結果、
今後の展開方法などを
理解しやすいように作ろうと考えました。
前回、同じような資料を作成しようとしたとき、
資料作成期間を１週間で見積もりました。
意気込んで資料作成を開始したものの、
まだ余裕があるなと考えたり、
途中、突発的な仕事が舞い込んでしまって、
結局、直前になって徹夜して
なんとか資料を作り上げたことを思い出しました。
そこで、
あなたは前回と同じ失敗を繰り返さないようにと、
今回は余裕を持たせて２週間で資料作成しようと考え、
スケジュール帳に記入しました。
さて、結果はどうでしたでしょうか。
少しずつ資料作成を始めたものの、
やはり期限直前になって
慌てて資料作成作りを始めました。
前回の２倍、
２週間の期間をスケジュールしたのにもかかわらず、
です。
また、
出来上がった資料は
作成期間が１週間の時よりも
２週間の時の方が良かったでしょうか。
見比べてみてみてください。
きっと大きな違いはないはずです。
別の例ですが、
あなたはこんな経験はありませんか。
あなたは会議の主催者で、
今まで30分の予定で行っていた会議がありました。
しかし、
会議時間が延長されることが多いため、
会議時間を１時間に変更しました。
さて、結果はどうでしたでしょうか。
会議の結果はより良くなりましたでしょうか。
おそらく答えは「いいえ」だと思います。
議論予定だった議題が45分くらいで終わった後、
あなたは「他に何か話すことはありませんか？」と
会議出席者に尋ねたました。
すると当初の議題とは全く違う話になり、
かつ話が盛り上がってしまい（多くの場合は雑談ではないでしょうか）、
結局、会議時間が1時間を超えてしまいました。
このように、
「完成のために与えられた時間」を
多く取ったからといっても、
必ずしも成果物が良いものになるわけではありません。
また時間もあるだけ使ってしまうのです。
解決方法
それは
Image by Clarence Alford from Pixabay
予定より早く終わらせると意識する
です。
意識したり仕組み化することで、
あなたの時間の使い方が変わってきます。
先ほどの
パーキンソンの法則を思い出してください。
与えられた時間は、
全て使い切ってしまうのですから、
逆にその与えられた時間を
少なくしてみるのです。
例えば、
あなたが今までに経験したことがないことに
取り組もうとしているとします。
経験がないわけですから、
計画を立てるときも
多めに時間を確保することになると思います。
さて、その計画を実行する際に、
計画時間より早く終わらせようと考えます。
8時間必要だと計画したのであれば
6時間で終わらせようなど、
具体的な時間を設定します。
ここでのポイントは、
設定した早めの完了時間を必ずしも達成しなくても良い
ということです。
絶対に達成すると考えると、
そのこと自体がストレスになってしまいます。
もしかしたら、
結果的には7時間、
もしくは計画よりも長い
9時間かかってしまうかもしれません。
しかし、
より短い時間で完了させることを意識することで、
効率的に取り組もうという意識が生まれたり、
計画時間より早く完了できれば
他のことに時間を使うことができるという
メリットも感じることができます。
このようなことを繰り返し行っていくと、
最初に作成する計画時間の精度が改善されて、
無駄のない計画が作れるようになります。
まとめ
いかがだったでしょうか。
私は以前、
毎週定期的に参加している会議がありました。
この会議には
会議開催開始当初から参加していたわけではなく、
呼ばれて途中から参加するようになりました。
会議時間は1時間に設定されていました。
何度か参加しているうちに、
会議が本来議論すべき以外のことで
時間を消費していると感じるようになりました。
そこで、
会議時間を30分にしませんかと
提案をしてみたところ、
まずはやってみようということになりました。
最初のうちは
30分をオーバーすることもあったのですが、
徐々に時間内で終わるようになりました。
時間を短縮したことで、
発言者は発言内容を重要なポイントに絞るようになり、
本当に必要なことの議論に集中できるようになりました。
その後、この定例会議は
所記の目標を達成したので開催終了となりましたが、
自分が会議を開催する場合は、
この時の経験を基に
会議時間設定をするようにしています。
定例会議のように
定期的に実施していることは、
時間削減したときの効果はとても大きいです。
毎週1回開催されている会議時間を15分短縮すると、
1ヶ月で1時間、
1年で12時間の時間が生まれます。
定例会議が2つ、3つとあったら、
その効果はもっと大きくなります。
あなたも身近なところから、
ぜひ始めてみてください。
今回も最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。
