こんにちは、やすです。
あなたはこんな悩みを抱えていませんか。
- タスクリストにタスクが増えるばかりで、なかなか減らない。
- タスクを効率的に実行できる方法が知りたい
この記事では、
- タスクリストの問題点
- 仕事管理で必要なツールは1つだけ
について説明します。
また、あなた自身に以下のような変化が起こります。
- あなた自身が仕事の充足感を感じれるようになる
私は実際に実践することで、
- タスクリストは使わなくなり、お仕事が以前よりもずっと進むようになった
- 何より仕事に対する達成感を感じれるようになった
という効果を感じています。
それでは解説をしていきます。
タスクリストの問題点
タスクリストは、
やるべきこと・やりたいことといった最終的にあなたが得たい「目標・結果」を羅列しているだけ
ということです。
つまりは、
- 「結果」しか書いていない。
- 具体的にその目標・結果に到達するための方法が落とし込めていない。
- タスクを具体的にいつ・どれぐらいの時間をかけて行うかが明確になっていないない。
そのため、毎日タスクリストを眺めていても一向に着手できず、タスクリストにタスクが積み上がっていってしまうのです。
例えば、次回の会議で販売戦略会議向けのプレゼンテーションをして欲しいと上司から言われたとします。
あなたは、タスクリストに「資料作成」と記入しました。
さて翌日、1日のスケジュールを見ると、社内や客先との会議が設定されています。あなたはタスクリストを見て、会議の合間に資料作成をしようと考えます。しかし、会議が長引いたり、電話対応したりしているうちに、結局、資料作成に着手できませんでした。
そして翌日もその翌日も資料作成には着手できず、そのうちタスクが積み上がってきて、資料作成のタスクが埋もれてしまう。。。
こんな感じでタスクリストにはタスクが増え続けてしまいます。
仕事管理で必要なツールは１つだけ
それは「Google Calendar」です（他のカレンダーアプリでも大丈夫です）。
あなたのタスクリストに列挙されているタスクをブレイクダウンし、ブレイクダウンした作業をGoogle Calendarにスケジュールすることで、驚くほど仕事が進むようになります。
やり方
計画作成
30分の時間を確保して、Google Calendarに「計画作成」の予定を入れます。
「計画作成」では、以下のことを行います。
- あなたのタスクリストに列挙されている各タスクの優先順位付けをする
- 各タスクの大まかなサブタスクを考える
- サブタスクを実行するのに必要な作業時間見積もりをする
ここでのポイントは、
- サブタスク項目や時間見積もりはだいたいで良い
ということです。
実際に作業を進めていくと、想定していなかったことが多々発生しますので、都度、計画を修正することになるからです。
Google Calendarにスケジュールする
作成したサブタスクを、優先順位や完了期限を考慮しながらGoogle Calendarにスケジュールを入れていきます。
作業時間見積もりに従って時間を確保することも忘れないでください。
ここでのポイントは、
- 考え事をするタスクは、なるべく午前中にスケジュールを入れる。
ということです。
頭がフレッシュな朝方の方が脳の働きが良く、集中するにはもってこいです。集中して考え事をしたいタスクは、午前中に行いましょう。
実行
スケジュールしたサブタスクを実行していきます。
このようにGoogle Calendarに具体的なタスクを埋め込むことで、具体的に何をすべきかを「見える化」することができて、あなたが行動に移せるようになります。
まとめ
いかがだったでしょうか。タスクリストの問題点と解決方法を述べました。
無料のGoogleアカウントを作成すれば、Google Calendarも利用することができます。
もしあなたがまだGoogleアカウントを持っていないのであれば、このあとすぐに検索ワードで「Googleアカウント」を検索してGoogleのページからアカウントを作成してみてください。
最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。
